Tipos de evaluación de los proveedores
Se recomienda elaborar una ficha
por proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de
compra y sus características, de esta forma se puede tomar una decisión de
manera más fácil para que el proveedor forme parte del panel de posibles
proveedores de la organización.
Para la adecuada evaluación
de proveedores es muy importante tener en cuenta aspectos
tales como:
Experiencia
pertinente Desempeño
de los proveedores en relación con los competidores Requisitos
de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas Capacidad
potencial para proporcionar los productos requeridos, en las condiciones
requeridas Evaluación
financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el período de
suministro Respuesta
del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas Cumplimiento
de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes
Al momento de establecer un método
para la evaluación de proveedores, resulta conveniente que además de considerar
los aspectos mencionados anteriormente, se definan determinados criterios que
favorezcan una evaluación adecuada del desempeño de los proveedores.
Ejemplo de tales criterios son:
- Análisis de los Plazos de Entregas:
se verifica si el producto o servicio comprado está disponible en el
momento acordado, ni antes ni después.
- Cumplimiento de estándares de
especificaciones técnicas: se comprueba si
el producto o servicio comprado alcanza el estándar exigido.
- Calidad del Servicio que presta:
se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o no inconvenientes, cómo
responde a reclamos o solicitudes, etc.
- Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es confiable repetitivamente.
Revisión periódica de los proveedores
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| Revisión periódica de los proveedores |
Proceso de administración del contrato de servicio de
proveedores
Los
contratos de suministros y servicios, normados en la Ley 19.886 de Compras
Públicas, son una especie de contrato administrativo, a través de los cuales la
administración del Estado (comprador) celebra con un particular (proveedor) la compra
o arrendamiento de productos o servicios.
Los
contratos administrativos se caracterizan porque las normas que los regulan son
muy distintas de las que regulan un contrato celebrado por dos particulares,
debido a que mediante ellos se pretende satisfacer una necesidad en la cual
está involucrado el interés público.
Las
actividades claves para la gestión de contratos de cualquier tipo de compra
son:
v Elaborar
el contrato.
v Definir
roles y responsabilidades claras.
v Gestionar
la relación con el proveedor.
v Gestionar
la entrega del producto o servicio.
v Gestionar
el pago.
v Gestionar
la modificación o término anticipado del contrato.
v Gestionar
los servicios post entrega.
v Registrar
y evaluar el contrato.
v Elaborar
el contrato
Elaborar
un buen contrato significa dejar claramente establecida las “reglas del juego”
tanto para comprador y proveedor.
.
Por
lo tanto, los contenidos mínimos incluyen la individualización del comprador y
proveedor, los requerimientos, las fechas de entrega, forma de pago y el monto.
El
proveedor se va a regir por lo establecido en el contrato. Por lo tanto, si
cambiamos las reglas estipuladas, exigiéndole por ejemplo, una calidad distinta
a la establecida u otros resultados no estipulados en el contrato, el proveedor
será contrario a ello, sobre todo si implican cambios en los costos que afectan
sus utilidades.
De
ahí la importancia de elaborar un buen contrato, a partir de una buena
definición de los requerimientos y contar con cláusulas claras para su
modificación o extensión.
v Definir
roles y responsabilidades claras
En
toda compra debe haber un responsable de que el contrato llegue a buen término
para ambas partes.
Para
las compras sencillas o rutinarias probablemente es suficiente que una sola
persona sea responsable de la gestión del contrato. Para
las compras complejas o estratégicas, es recomendable que sea un equipo experto
a cargo,que tenga los conocimientos y la disponibilidad de tiempo para cumplir
con esta función.
.
v Gestionar
la relación con el proveedor
Se
debe mantener una relación abierta y constructiva, buscando resolver las
tensiones y controversias tempranamente, especialmente en aquellos proyectos de
larga duración.
Búsqueda de mejoras
Una
buena relación de trabajo puede lograr mejoras importantes, basado en el
principio de que las mejoras deben significar beneficios para ambas partes, no
sólo para el comprador.
Los
incentivos tales como mayores utilidades, motivan a los proveedores a mejorar.
Por ello, es importante contar con contratos flexibles, que permitan efectuar
cambios en el transcurso del proyecto, pero siempre de manera transparente.
v Gestionar
la entrega del producto o servicio
Una
vez ejecutada la compra, el bien o servicio deberá ser provisto de la manera en
que fue acordada en el contrato. Una adecuada gestión de la entrega significa
asegurar que el producto o servicio fue entregado en:
La
cantidad acordada. La
calidad acordada. En
la fecha (y hora) pactada.
v Gestionar
el pago
Entre
las cosas más relevantes para el proveedor se encuentra el pago del producto o servicio.
Si no pagamos o pagamos atrasados, ello puede ocasionarle un serio problema (por
ejemplo, retraso en el pago de sueldos a sus trabajadores). Lo anterior se
traducirá en que el proveedor se cubra de este riesgo, aumentando los precios
en compras futuras o prefiriendo no proveer de sus productos o servicios a
nuestra institución o a otros organismos públicos (ya que tenderá a generalizar
que los “organismos públicos son incumplidores”).
v Gestionar
la modificación o el término anticipado del contrato
Derechos que tiene el proveedor ante la terminación
anticipada o modificación del contrato
Los
contratos administrativos tienen características especiales que lo hacen muy
distinto de un contrato común y corriente. Ello se traduce, entre otras cosas,
en la facultad que tiene la entidad o servicio que contrata de terminarlo
anticipadamente o modificarlo, lo cual puede, en la práctica, no ser culpa
del contratante y además causarle un perjuicio económico relevante.
Por
eso, se han contemplado ciertas compensaciones a estas ventajas de la
administración, de forma de mantener el equilibrio económico del contrato entre
las partes. La mantención de este equilibrio se logra por medio de indemnizaciones
y compensaciones que pueden contemplarse en las mismas bases de la
licitación para las causales de término anticipado o modificación que en ellas
se establezcan.
Tanto
la modificación como la terminación anticipada del contrato deben aprobarse
mediante resolución fundada del servicio que contrató con el proveedor y
esa resolución debe publicarse en el Sistema de Información
ChileCompra dentro de las 24 horas siguientes a su dictación.
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De presentarse problemas post venta, debemos recurrir al contrato
para analizar las condiciones establecidas y ver si podemos exigir garantías u
otro tipo de servicios. Si éste no fuera el caso, de todos modos debemos tratar
de solucionar el problema con el proveedor, haciéndole ver la conveniencia de
mantener una buena relación para realizar otros trabajos a futuro y evaluando cómo
el proveedor responde a nuestros reclamos.
v Registrar
y evaluar el contrato
Por último, es importante contar con un registro que nos permita,
en el transcurso de la compra, poder ubicar rápidamente el contrato, las
boletas de garantía y toda la documentación relacionada de tal manera que la
información esté disponible a los interesados para su lectura o modificación.
En el transcurso y término del contrato, debemos registrar información
que nos sirva de material de consulta y para la toma de decisiones del proceso
presupuestario, de planificación de compras y de adjudicación de nuevas compras.
El registro, necesariamente debe contar con campos que permita
evaluar a nuestros proveedores.
Para hacer esta evaluación es importante que la unidad de abastecimiento
establezca mecanismos que permitan periódicamente conocer la satisfacción de los
clientes internos respecto a las compras realizadas.
entes y transparentes.
Fuentes:
Gia didáctica
https://www.entrepreneur.com/article/264325
http://www.logisticamx.enfasis.com/articulos/72011-ocho-estrategias-seleccionar-un-proveedor
http://calidad-gestion.com.ar/boletin/72_evaluacion_de_proveedores.html
https://es.scribd.com/document/282373654/Administracion-de-Proveedores-Informacion
